Cómo ordenar el proceso comercial de una PyME desde cero
Cómo ordenar el proceso comercial
de una PyME desde cero.
Ordenar el proceso comercial no empieza comprando un CRM ni escribiendo un manual de ventas: empieza documentando cómo se vende hoy, tal como es, aunque sea desprolijo. La mayoría de las PyMEs tienen un proceso real, pero vive en la cabeza de quien más vende y nunca se puso por escrito. Ese es el primer paso, antes de cualquier herramienta o metodología nueva.
Los 4 pasos,
en el orden correcto.
1. Documentar el proceso real actual
Seguí a la persona que más vende durante una semana y anotá, paso por paso, qué hace desde que aparece un cliente potencial hasta que cierra o pierde la venta.
2. Marcar dónde se cae el proceso
De cada 10 clientes potenciales que entran, ¿cuántos llegan a cada etapa siguiente? Ahí aparece, con datos, dónde está realmente el problema.
3. Definir el proceso ideal, con criterio
Recién con el diagnóstico real hecho, se ajusta o rediseña el proceso: qué etapas agregar, cuáles sacar, qué criterios de calificación usar.
4. Documentarlo para que no dependa de una persona
El proceso nuevo se escribe (un documento simple, no un manual de 40 páginas) para que cualquiera del equipo lo pueda seguir, no solo quien lo diseñó.
Por qué el CRM
va al final, no al principio.
El error más común es invertir el orden: comprar un CRM primero, con la esperanza de que la herramienta ordene el proceso por sí sola. No lo hace. Un CRM cargado sobre un proceso que nadie documentó termina siendo una base de datos desordenada con otro nombre: la herramienta refleja el orden (o el desorden) que ya existía, no lo crea.
Para diagnosticar bien antes de ordenar nada, usamos el framework de las 4 dimensiones de la venta.
Preguntas
frecuentes.
¿Por dónde empiezo si nunca documenté nada del proceso comercial?
Por observar y anotar cómo se vende hoy, tal como es. No hace falta que sea prolijo ni teóricamente correcto: tiene que ser real, porque de ahí sale el diagnóstico.
¿Cuánto tiempo lleva ordenar un proceso comercial desde cero?
Varía según el tamaño del equipo y la complejidad del ciclo de venta, pero el diagnóstico inicial (documentar lo que ya existe) suele ser más rápido de lo que se imagina: el tiempo mayor está en que el equipo adopte el proceso nuevo.
¿Hace falta contratar a alguien externo para esto, o se puede hacer internamente?
Se puede hacer internamente si alguien del equipo tiene el tiempo y la distancia necesaria para diagnosticar con objetividad. La dificultad suele ser esa distancia: quien vive el proceso todos los días tiene más trabajo viendo sus propios puntos ciegos.
¿El proceso ordenado tiene que ser igual para todo el equipo?
La estructura general sí conviene que sea igual (mismas etapas, mismos criterios de calificación), aunque el estilo personal de cada vendedor dentro de esa estructura puede variar.
¿Tu proceso comercial
vive en la cabeza de una sola persona?
Mesa Chica de 30 minutos, sin pitch. Vemos el proceso real antes de proponer nada.